「権限は申請すれば付きます」と言われたら：閲覧権限を申請する前に確かめたい4つのこと

はじめに

「そちらで直接見てもらえますか。権限は申請すれば付きます」

他のチームと仕事をしていると、こうした依頼を受けることがあるのではないでしょうか。相手は手間を減らそうとしてくれていて、断る理由もなさそうに見えます。

ただ、言われたとおりに申請する前に、少し立ち止まったほうがよい場面があります。その依頼は「作業」の形をしていますが、実際には「誰が見てよいのか」「誰がどこまで引き受けるのか」という運用の決めごとを含んでいることがあるからです。

私はPjMとして、複数のシステムが関わるプロジェクトに携わってきました。この記事では、他チームのツールやデータを見てほしいと頼まれたときに確認しておきたいことを、架空の例をもとに整理します。

1. 「見てください」という依頼に、何が含まれているか

「そちらで見てください」という依頼は、一見すると小さな作業の依頼です。申請フォームに入力して、権限が付いたら画面を開く。それだけで済むように思えます。

しかし、この依頼には次のような決めごとが含まれていることがあります。

• 他チームのデータを、担当外の人が閲覧してよいという判断
• 今後は、依頼された側が自分で確認や調査をするという役割分担の変更
• 調べた結果の判断や、その先の対応まで、誰が責任を持つのかという取り決め

申請すれば権限が付くことと、その人に見せてよいと誰かが判断したことは、別だと思います。同じように、見られるようになることと、調査や判断、その先の対応まで引き受けることも、別の話です。

ここを確かめずに進めると、あとから「なぜあの人が見られるのか」「確認はそちらの担当だったはず」といった行き違いが起きるおそれがあります。

2. よくある場面：問い合わせの内容は、そちらで直接見てほしい

ここからは、架空の例で考えてみます。

ある会社に、各サービスに代わってメールを配信する共通の通知基盤があるとします。「メールが届かない」という利用者からの問い合わせは、各サービスの担当チームが受け付け、全社共通の問い合わせ管理ツールに記録しています。

これまでは、サービスの担当チームが問い合わせの内容を確認し、調査に必要な情報だけを通知基盤の担当者に伝えていました。

あるとき、サービスの担当チームから次のような依頼が届きます。

「問い合わせの詳細は、今後そちらで問い合わせ管理ツールを直接見て確認してもらえますか。閲覧権限は申請すれば付きます」

調査は早くなりそうですし、サービスの担当チームの手間も減ります。一方で、基盤の担当者には気になる点がいくつか出てきます。

• 基盤の担当者が直接見ることは、正式に決まった運用なのか。それとも今回の提案なのか
• 問い合わせには利用者の個人情報が含まれる。担当外の人が見てよいと、誰が、何を根拠に判断するのか
• ツール全体を誰が管理しているのかがはっきりしないまま、見られる人を増やしてよいのか
• 頼まれているのは、見ることだけなのか。調査や、利用者への回答まで含むのか
• 今回だけの話なのか、今後もずっと続くのか

そこで基盤の担当者は、申請する前に、これらの点をサービスの担当チームに尋ねます。あわせて、確認の意図も伝えます。直接見ること自体に反対しているわけではないこと。正式な運用として決まっているのであれば、基盤の担当者も対応すること。確かめたいのは、その運用が誰の判断で成り立っているのか、という一点です。

やり取りを何往復か重ねるうちに、今回の依頼はサービスの担当チームとしての提案だとわかってきました。この会社では、ツールの運用ルールと、誰にどこまで見せてよいかの判断を、どちらもカスタマーサポート部門が担っています。

基盤の担当者がカスタマーサポート部門と直接話してみると、短いやり取りで次の3点が決まりました。

• 閲覧は、調査の目的に限る
• 見られるのは、通知に関する問い合わせだけにする
• 利用者への回答は、これまでどおりサービスの担当チームが行う

振り返ると、「基盤の担当者が見るかどうか」という話から始まったやり取りは、「誰がツールの運用を決めるのか」「誰が閲覧を認めるのか」「誰と誰が直接やり取りすべきなのか」という話に行き着いています。最初から運用を決める部門につながっていれば、サービスの担当チームを介した何往復もの確認は、要らなかったかもしれません。

3. 権限を申請する前に確認したい4つのこと

この例のような場面では、申請する前に次の4つを確認しておくと、作業だけを引き受けて決めごとが曖昧なまま残る、という状態を避けられると思います。

① 前提：正式な運用方針なのか、今回の提案なのか

まず、その依頼がどういう位置づけなのかを確認します。

「そちらで直接見る」ことが、すでに決まった運用方針なのか。それとも、依頼したチームが考えた提案なのか。前者であれば手順に従えばよく、後者であれば、決める立場の人の合意がまだ取れていないことになります。同じ依頼文でも、前提によって次にやることが変わります。

② 許可：誰が、何を根拠に閲覧を認めるのか

次に、閲覧を認める人と、その根拠を確認します。

申請すれば権限が付く仕組みになっていても、それは手続きが通るというだけです。「この人に、この目的で見せてよい」と判断する人が別にいるはずです。その人は、ツールの設定やアカウントを管理している人と同じとは限りません。データの使い道を判断する責任者が、別にいる組織もあります。

あわせて、認めてもらう中身も確かめます。何の目的で見るのか。どのデータまで見るのか。いつまで見られるのか。例でいえば、問い合わせには個人情報が含まれます。ツール全体を見られる権限と、通知に関する問い合わせだけを見られる権限では、意味が大きく違います。

③ 判断の主体：依頼元は、それを決められる立場か

続いて、作業や運用の役割分担を誰が決めるのか、依頼してきた相手がそれを決められる立場なのかを確認します。②が「見てよいか」の話だとすれば、こちらは「誰が何をするか」を決める話です。

まず、頼まれている範囲を確かめます。見ることだけなのか。調査まで含むのか。調べた結果の判断や、利用者への回答まで期待されているのか。閲覧権限が付いても、問い合わせ対応の責任まで移るわけではありません。

次に、依頼してきた相手が、それを決められる立場なのかを確かめます。例では、サービスの担当チームはツールの利用者であって、運用のルールを決める立場ではありませんでした。その場合、依頼元と自分たちの二者だけで話をまとめようとしても、決めきれません。決められる立場の部門や責任者につなぎ、必要な確認は直接行うほうが、早く確実に進むと思います。

依頼する側も、自分たちが決められる立場でないとわかっているなら、最初にそう伝えて、決められる相手を紹介するほうがよいと思います。決める人と直接つながれば、確認の往復を減らせます。

④ 今後の運用：今回限りか、続けるのか

最後に、今回限りの対応なのか、今後も続く運用なのかを確認します。

今回だけ権限を取って終わりにすると、次に同じ場面が来たときに、また同じ調整が起きます。今後も続けるのであれば、誰が閲覧を認め、誰が調査し、誰が判断と回答を担うのかを、正式な運用として決めておきたいところです。

この4つは、次のような表にしておくと整理しやすくなります。

確認すること	例での答え
正式な運用方針か、今回の提案か	サービスの担当チームによる提案
誰が、何を根拠に閲覧を認めるか	カスタマーサポート部門が、調査の目的と、通知に関する問い合わせの範囲に限って認める
依頼元は決められる立場か	ツールの利用者であり、決める立場ではない
今回限りか、続けるのか	今後も続くため、調査と回答の役割分担を正式に決めた

4. 依頼を断らずに、判断できる相手につなぐ伝え方

こうした確認をすると、「見たくないから、理由をつけて断っている」と受け取られるおそれがあります。依頼そのものは、手間を減らそうという前向きな提案であることが多いはずです。だからこそ、質問の前に、確認の意図を伝えておきたいところです。

伝えたいのは、次の2点です。

• 直接見ること自体に、反対しているわけではない
• 正式な運用として決まっているのであれば、こちらも対応する

そのうえで、たとえば次のような言い方があります。

• 「ご提案ありがとうございます。直接見ること自体に反対しているわけではありません。その運用を誰が決めているのかだけ、確認させてください」
• 「直接確認する運用は、すでに決まっているものでしょうか。それとも今回のご提案でしょうか」
• 「お願いされているのは、閲覧だけでしょうか。調査や、利用者への回答まで含みますか」
• 「閲覧してよいかどうかは、どなたが判断されますか。正式に決まっているのであれば、こちらも対応します」
• 「運用を決めている部門がわかれば、こちらから直接相談します。経緯だけ共有いただけますか」
• 「今回だけでなく今後も続けるのであれば、役割分担を正式に決めておきませんか」

作業を断るのではなく、決める人のところまで話を届けることに意味があるのだと思います。

5. まとめ：作業依頼を、判断すべき人のところまで戻すことが、プロジェクトを推進する役割の価値

「そちらで見てください」という依頼を、そのまま受けて作業することは簡単です。しかし、権限、責任、運用方針が曖昧なまま作業だけが進むと、同じ調整が何度も繰り返されます。

適切な立場の人が決めた運用であれば、対応する。ただし、誰が決めたのかわからないまま、作業だけを受けることはしない。この線を一貫して持っておくことが大切だと思います。

作業依頼をそのまま受けるのではなく、その依頼に含まれている決めごとを整理し、本来判断すべき人のところまで問題を戻すことが、PjMの仕事だと考えています。

「権限は申請すれば付きます」と言われたとき、申請フォームを開く前に、「それを認めるのは誰か」と一度確かめる。その一つの問いが、不要な調整を減らすことがあります。

※本記事の事例は架空のものです。